Um die zur Verfügung stehenden Mittel zu bearbeiten, klicken Sie im Menü auf Setup und dann auf Zur Verfügung stehende Mittel. Diese Tabelle enthält die maximalen Mittel, die den Hochschulen für das ausgewählte Jahr zur Verfügung stehen. Anhand dieser Tabelle erfolgt der Abgleich, ob sich angeforderte Mittel der Hochschulen in diesem Rahmen bewegen.
Sie können das Jahr des Meldezyklus ändern, für den Sie Änderungen durchführen möchten.
Ebenso können Sie nach dem jeweiligen Hochschultypen filtern. (alle, Universität, staatliche Fachhochschule, Kunsthochschule, staatlich anerkannt)
Unter der Tabelle finden Sie die zwei Buttons Excel-Import und Excel-Export. Wenn Sie auf Excel-Export klicken, haben Sie die Möglichkeit, die ausgewählte Tabelle in einem Excel-Dokument herunterzuladen. Möchten Sie neue Daten der zur Verfügung stehenden Mittel dem System hinzufügen, klicken Sie auf den Button Excel-Import. Dann öffnet sich das folgende Fenster:
Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen dann die entsprechende Excel-Datei aus. Deren Daten können Sie dann mit Upload in das System übertragen. Ebenso können sie hier die vom BMBF zugewiesenen Akquise- und Stipendienmittel eintragen, die in der Übersicht des Verwendungsnachweises verwendet werden. Mit dem Button Sicherungskopie können Sie die vor dem Import der neuen Daten die bereits vorhandenen Daten als Excel-Datei herunterladen.
Tritt beim Importieren der Daten aus der Excel-Datei ein Fehler auf, werden Sie durch einen Fehlertext drauf hingewiesen in welcher Zeile der Excel-Tabelle ein Problem vorliegt. Hier kann es vorkommen, dass für den Hochschulnamen in der Excel-Tabelle kein entsprechender Eintrag in der Datenbank vom System vorliegt. Falls die Hochschule bereits im System vorhanden ist, der Name sich jedoch unterscheidet, haben Sie im Setup unter Übersicht Hochschulen die Möglichkeit für betroffene Hochschulen Alternativnamen einzutragen. Wenn einer der Alternativnamen einer Hochschule genau mit dem Eintrag in der Excel-Tabelle übereinstimmt, ist ein Übertragen der Daten möglich. Falls die Hochschule noch gar nicht im System vorhanden ist, wenden Sie sich bitte an den Systemadministrator.