Auf der Startseite finden Sie eine Übersicht der erfolgten und ausstehenden Meldungen aller Hochschulen für den gesamten Meldezyklus eines Jahres.
Mit Hilfe der Jahresauswahl (rot umrandet) lässt sich der Meldezyklus festlegen, für den Sie den Status der Meldungen einsehen möchten.
Außerdem besteht die Möglichkeit nach dem jeweiligen Hochschultypen zu filtern. (alle, Universität, staatliche Fachhochschule, Kunsthochschule, staatlich anerkannt)
Wenn Sie nun auf eine der Universitäten klicken (hier schwarz gefärbt), werden Sie zur Übersichtsseite der entsprechenden Hochschule weitergeleitet und erhalten dort detailliertere Informationen über deren eingereichte Meldungen.
Auf der Startseite befinden sich neben den Hochschulnamen obige zwei Symbole. Klicken Sie auf das Telefon-Symbol, können Sie die E-Mail Kontaktadresse der Universität, sowie zuständige Ansprechpartner und deren Telefonnummer einsehen. Mit Klick auf das Brief-Symbol öffnet sich ein Fenster zur E-Mail Benachrichtigung der Hochschule. So haben Sie die Möglichkeit während dem Arbeiten mit DESys die Hochschulen schnellstmöglich zu kontaktieren.
Rechts der Kontaktsymbole sehen Sie den Abgabestatus aller Meldungen des ausgewählten Jahres. Ein rotes Kreuz symbolisiert dabei, dass zu dieser Meldefrist von der entsprechenden Hochschule noch keine Meldung eingereicht wurde. Ein grüner Haken mit dem Abgabedatum der Meldung symbolisiert, dass zu diesem Datum die Meldung im System eingegangen ist. Durch Klick auf das Abgabedatum der Meldung werden Sie zur Einsicht der Meldung weitergeleitet. Hier können Sie auch Meldungen wieder zur Bearbeitung freigeben, nachdem eine Meldefrist bereits beendet worden ist (sieht nächster Absatz).
Wenn Sie auf das Datum der Meldefristen klicken, erhalten Sie statistische Informationen zu dieser Meldung und die Meldefrist beenden. Bis eine Meldefrist durch einen Sachbearbeiter des für die Stipendienverwaltung zuständigen Ministeriums beendet worden ist, können Hochschulen die Meldung bearbeiten, auch nach deren Abgabe. Nach dem Beenden der Meldefrist sind keine Änderungen an der Meldung mehr möglich. Dies wird symbolisiert durch ein kleines 
-Symbol neben dem Datum der Meldefrist.
Sollte dennoch eine Meldung durch eine Hochschule bearbeitet werden müssen, können Sie diese Meldung gezielt wieder zur Bearbeitung freigeben, indem Sie diese aus der Liste der eingereichten Meldungen auswählen und in der Ansicht der Meldung auf Meldung wieder freigeben klicken. Eine freigegebene Meldung wird in der Übersichtsansicht symbolisiert durch ein Ausrufezeichen-Symbol. Sollte die Meldefrist zu früh beendet worden sein oder aus gewissen Gründen wieder aktiv geschalten werden müssen, können Sie durch Klick auf Meldefrist wieder freigeben in der Detailansicht der Meldefrist (Erreichbar durch Klick auf das Datum der Meldefrist) die Meldung wieder für alle Hochschulen zur Bearbeitung freigeben. Achtung: Da der Verwendungsnachweis komplexere Zusammenhänge enthält, muss dieser auch nach allgemeiner, erneuter Freigabe einer Meldefrist trotzdem explizit für entsprechende Hochschulen wieder freigeschalten werden. Die Freigabe ermöglicht es in diesem Fall lediglich, dass Hochschulen noch nicht eingereichte Verwendungsnachweise abschicken können.
Nach dem Beenden einer Meldefrist besteht die Möglichkeit diese nach erfolgter Mittelanforderung zu sperren. Dies dient als Sicherheitsmechanismus und deaktiviert sämtliche Freigabe- und Interaktionsmöglichkeiten durch einen Bearbeiter des für die Stipendienverwaltung zuständigen Ministeriums. Die Meldefrist gilt dann endgültig als abgeschlossen. Eine Sperrung wird symbolisiert durch ein 
-Symbol, als finalen Zustand, neben dem Datum der Meldefrist in der Übersicht.
Nach der Sperrung der Meldefrist nach der Mittelanforderung erscheint bei der Detailansicht der Meldefrist beim Verwendungsnachweis der Button Resteverteilung versenden. Dadurch kann automatisch an alle Hochschulen, die einen Verwendungsnachweis eingereicht haben eine E-Mail versandt werden, in der die Hochschule über die Resteverteilung der Drittmittel für das nächste Jahr informiert wird.
Wenn Sie nun auf Resteverteilung versenden klicken, öffnet sich ein E-Mail Fenster mit vorgefertigtem Text, welcher jedoch noch editiert werden kann.
In diesem Dokument wird mitgeteilt, welche Drittmittelreste für das nächste Jahr noch verfügbar sind. Das Schreiben wird als PDF versendet. Im Texteditor befinden sich Platzhalter (In $-Zeichen eingefasste Worte). Dies Werte sind spezifisch für jede Hochschule und werden automatisch vom System mit den Daten der Hochschule befüllt. Sie können die E-Mail für die Resteverteilung auch für jede Hochschule einzeln in der Drittmitteltabelle des Verwendungsnachweises versenden.
Nachdem alle Hochschulen eine Meldung zu einer Meldefrist abgegeben haben, wird die Meldefrist automatisch am Ende des Tages beendet.