Als Teil des Verwendungsnachweises sind die Stipendienmittelausgaben im Rahmen des Deutschlandstipendiums aufzulisten.
Die Seite für die Stipendienmittel ist in sechs Tabellen aufgegliedert in denen Sie die Möglichkeit haben Informationen über vergebene Stipendien, zurückgegebene Stipendien und Fehlbuchungen anzugeben.
In der Übersicht befindet sich in jeder Zeile eine Summenbetrag, der die Eintragungen der zugehörigen Tabellen aufsummiert. Diese sechs Werte werden verrechnet und ergeben schließlich die Gesamtsumme aus den Eintragungen. Die Gesamtsumme muss mit der entsprechenden Buchungssumme des Bundesanteils der Stipendienmittel laut IHV / Buchungssystem übereinstimmen. Nur dann ist auch der Verwendungsnachweis final abschickbar. Ist dies nicht der Fall, dann muss irgendwo ein Fehler passiert sein, denn die Auflistung Ihrer Akquiseausgaben muss exakt dem Wert entsprechen, der auch in Ihrem Buchungssystem verbucht wurde.
Alle Tabellen sind standardmäßig eingeklappt und lassen sich durch Klick auf den jeweiligen 
-Button ausklappen.
Rechtmäßig vergebene Stipendien
In der Tabelle für vergebene Stipendien sind alle rechtmäßig vergebenen Stipendien im Rahmen des Deutschlandstipendiums aufzulisten, die Ihre Hochschule im jeweiligen Jahr an Studierende vergeben hat. Um Ihnen diesen Prozess zu erleichtern, haben Sie die Möglichkeit Stipendien zusammenzufassen, die für den selben Bewilligungszeitraum vergeben worden sind. Sind beispielsweise 30 Stipendien vom 1.1. bis zum 31.12. vergeben worden, ist es ausreichend für diesen Bewilligungszeitraum eine einzelne Zeile in der Tabelle anzulegen, mit 30 als Anzahl in der ersten Spalte. Sie müssen also nicht 30-mal die selbe Zeile einfügen.
Für den Bewilligungszeitraum ist entscheidend, dass dieser innerhalb der Zeitspanne des Meldezyklus des jeweiligen Verwendungsnachweises liegt. Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie eine Fehlermeldung und die betroffene Zeile wird rot markiert. Erstellen Sie beispielsweise den Verwendungsnachweis für das Jahr 2018, so müssen alle Zeiträume auch in genau diesem Jahr liegen.
Der ausbezahlte Betrag für ein Stipendium pro Monat sollte immer 150€ betragen. Klären Sie eine Änderung dieser Werte bitte mit Ihrem Ansprechpartner beim für die Stipendienverwaltung zuständigen Ministerium ab. Sollte Ihre Hochschule aus bestimmten Gründen halbe Stipendien vergeben haben, ist es möglich dies im Feld für die Anzahl der Stipendien im selben Bewilligungszeitraum durch Kommazahlen abzubilden.
Am Ende der Tabelle ist die Gesamtanzahl aller vergebener Stipendien für den Meldezyklus einzutragen. Damit ist die tatsächliche Anzahl an Studierenden gemeint, die eine Förderung erhalten haben. Auch halbe Stipendien zählen in diesem Fall als ein vergebenes Stipendium.
Die Summe der Fördermonate und der Fördersumme der Bundesmittel berechnet sich automatisch auf Basis Ihrer Eintragungen.
Falls Stipendien vergeben worden sind, die jedoch erst im Folgejahr kassenwirksam im Buchungssystem erscheinen, ist für diese Stipendien der Haken am Ende der Tabellenzeile zu setzen. Diese Stipendien werden dann nicht in die Summe des aktuellen Jahres einberechnet und werden automatisch in den Verwendungsnachweis des Folgejahres übertragen und dort auch in der Summe verrechnet.
Mit dem Plus-Button können Sie eine neue Tabellenzeile einfügen, mit dem Schließen-Button am Ende der Zeile können Sie die jeweilige Zeile aus der Tabelle löschen.
Zurückgegebene Stipendien
Falls bereits ausgezahlte Stipendien zurückgeben worden sind, können Sie die entsprechenden zurückgezahlten Mittel hier aufführen. Es ist lediglich die Summe aller zurückgegebener Mittel einzutragen.
Stipendien, die in verschiedenen Jahren ausgezahlt und zurückgezahlt worden sind, sind zwingend einzutragen.
Stipendien, die zwar vorerst rechtmäßig ausgezahlt worden sind, dann aber wieder zurückgefordert werden mussten, sind nur hier einzutragen. Oben unter „rechtmäßig vergebene Stipendien“ sind sie nicht aufzuführen.
Stipendien, die kassenwirksam ausgezahlt worden sind und im gleichen Haushaltsjahr kassenwirksam wieder zurückgezahlt worden sind, sind weder hier, noch oben unter „rechtmäßig vergebene Stipendien“ aufzuführen.
Stipendien aus Vorjahr, die erst im aktuellen Haushaltsjahr kassenwirksam ausgezahlt werden
Wenn Sie bei den vergebenen Stipendien im Jahr davor den Haken bei Stipendien im Folgejahr kassenwirksam ausgezahlt gesetzt haben, finden Sie hier die Übersicht über die Stipendien aus dem Vorjahr, im im aktuellen Jahr kassenwirksam ausgezahlt werden. Diese werden dann in die Summe im aktuellen Jahr mit einberechnet, da sie in aktuellen Jahr dann auch in Ihrem Buchungssystem auftauchen. Einträge dieser Tabelle sind nicht in der Tabelle für vergebene Stipendien aufzuführen!
Stipendien aus aktuellem Haushaltsjahr, die erst im Folgejahr kassenwirksam ausgezahlt werden
Falls Sie im aktuellen Jahr das Häkchen bei Stipendien im Folgejahr kassenwirksam ausgezahlt gesetzt haben, finden Sie hier eine Übersicht über die Stipendien, die erst im Folgejahr kassenwirksam ausgezahlt werden. Diese werden dann erst im Folgejahr in die Summe mit einberechnet und die Tabelle Stipendien aus Vorjahr, die erst im aktuellen Haushaltsjahr kassenwirksam ausgezahlt werden wird automatisch für das nächste Jahr befüllt.
Fehlbuchungen, die im aktuellen Haushaltsjahr nicht mehr korrigiert werden konnten
In der Tabelle für Fehlbuchungen, die im aktuellen Haushaltsjahr nicht mehr korrigiert werden konnten sind alle Korrekturbuchungen für Stipendienmittel anzuführen, die erst im Folgejahr kassenwirksam im Buchungssystem auftauchen. Korrekturbuchungen, die im aktuellen Haushaltsjahr noch kassenwirksam im Buchungssystem aufgeführt sind, dürfen hier nicht eingetragen werden! Die Summe der Fehlbuchungen berechnet sich automatisch auf Basis Ihrer Eintragungen. Da Korrekturen von Fehlbuchungen sowohl Bundes- als auch Drittmittel der Stipendienmittel umfassen, fließt nur die Hälfte der sich ergebenden Summe in die Gesamtsumme aller Tabellen mit ein.
Einträge in dieser Tabelle werden automatisch in den Verwendungsnachweis des Folgejahres übernommen und erscheinen dort in der Tabelle Korrigierte Fehlbuchungen aus dem Vorjahr.
Mit dem Plus-Button können Sie eine neue Tabellenzeile einfügen, mit dem Schließen-Button am Ende der Zeile können Sie die jeweilige Zeile aus der Tabelle löschen.
Korrigierte Fehlbuchungen aus dem Vorjahr
In dieser Tabelle erscheinen alle Einträge aus der Tabelle Fehlbuchungen, die im aktuellen Haushaltsjahr nicht mehr korrigiert werden konnten aus dem Verwendungsnachweis des Vorjahres mit umgedrehtem Vorzeichen. Da Korrekturen von Fehlbuchungen sowohl Bundes- als auch Drittmittel der Stipendienmittel umfassen, fließt nur die Hälfte der sich ergebenden Summe in die Gesamtsumme aller Tabellen mit ein.
Ihr Fortschritt auf der Seite der Stipendienmittel kann jederzeit durch Klick auf den Button Zwischenspeichern gespeichert werden, sofern alle bis dahin angelegten Tabellenzeilen vollständig und korrekt ausgefüllt worden sind. Nach vollständigem Ausfüllen aller Tabellen speichern Sie diese ebenfalls mit Zwischenspeichern ab. Sie können die Tabellen jederzeit bearbeiten, bis der Verwendungsnachweis final abgeschickt wurde.