In Ihrer Menüleiste finden Sie den Menüpunkt Kontakt. Hier finden Sie als Sachbearbeiter einer Hochschule eine Liste von Ansprechpartnern des für die Stipendienverwaltung zuständige Ministeriums. Falls Sie Fragen zum Deutschlandstipendium oder zur allgemeinen Verwendung von DESys haben, können Sie eine E-Mail an die dort hinterlegte E-Mailadresse schicken oder an einen Sachbearbeiter aus der Liste der Ansprechpartner telefonisch […]
Bestätigung über Mittelverwendung
Die Bestätigung über die Mittelverwendung ist ein durch einen Vertreter Ihrer Hochschule unterschriebenes Dokument. Darin wird die sachliche und rechnerische Richtigkeit des Verwendungsnachweises bestätigt. Ebenso wird bestätigt, dass alle Ausgaben notwendig waren, dass bei der Durchführung wirtschaftlich und sparsam verfahren wurde und dass bei der Abrechnung der Akquisekosten nach den Vorgaben des BMBF verfahren wurde. Durch Klick […]
Versendete E-Mails
Um die in DESys versendete E-Mails überprüfen zu können, klicken Sie in der Navigation auf Setup und dann auf Versendete E-Mails. Sie können das Jahr ändern, für das Sie versendete E-Mails angezeigt haben sollen. Alle E-Mails, die innerhalb von DESys verschickt werden, sind in dieser Übersicht aufgelistet und nach Datum sortiert. Mit dem Klicken auf eine […]
IHV Abgleich
Im IHV / Buchungssystem Abgleich sind die Daten aus der tatsächlichen Buchungsabwicklung im Rahmen des Deutschlandstipendiums einzutragen. IHV steht für Integriertes Haushalts- und Kassenverfahren. Falls Ihre Hochschule ein anderes System als IHV für die Buchungsabwicklung verwendet, tragen Sie hier die Daten aus dem entsprechenden System ein. Falls Sie mit dem Buchungsablauf nicht vertraut sind, fragen […]
Drittmittel
Die Tabelle der Drittmittel dient lediglich zur Übersicht und Nachverfolgung der eingeworbenen und ausbezahlten Drittmittel. Hier müssen keine Daten eingetragen werden. Aus der Tabelle lässt sich ebenfalls herauslesen wie groß der Drittmittelrest aus dem Vorjahr ist und wie viele Drittmittel nach dem aktuellen Haushaltsjahr für das nächste Jahr noch verfügbar sein werden.
Akquisemittel
Als Teil des Verwendungsnachweises sind die Akquisemittelausgaben im Rahmen des Deutschlandstipendiums einzeln aufzulisten. Weiterführende Informationen zu erlaubten Akquisemittelausgaben erhalten Sie als PDF-Datei unter dem Link über der Akquisemittel-Tabelle. Die Akquisemittelausgaben sind in obige Tabelle einzeln einzutragen. Dabei wird das Datum der Zahlung, Zahlungsempfänger, Zahlungsgrund, Nähere Erläuterung der Zahlung und der Betrag der Akquiseausgabe benötigt. Die […]
Stipendienmittel
Als Teil des Verwendungsnachweises sind die Stipendienmittelausgaben im Rahmen des Deutschlandstipendiums aufzulisten. Die Seite für die Stipendienmittel ist in sechs Tabellen aufgegliedert in denen Sie die Möglichkeit haben Informationen über vergebene Stipendien, zurückgegebene Stipendien und Fehlbuchungen anzugeben. In der Übersicht befindet sich in jeder Zeile eine Summenbetrag, der die Eintragungen der zugehörigen Tabellen aufsummiert. Diese […]
Verwendungsnachweis
Der Verwendungsnachweis setzt sich aus mehreren Tabellen zusammen. Zum erfolgreichen Abschicken des Verwendungsnachweises müssen die Tabellen zum IHV / Buchungssystem Abgleich, Stipendienmittel und Akquisemittel korrekt ausgefüllt werden sowie eine Bestätigung über die korrekte Mittelverwendung als PDF Datei hochgeladen werden. Beim Ausfüllen der Tabellen sollte mit dem IHV / Buchungssystem Abgleich begonnen werden, da diese Daten […]
Bedarfsmeldung
Über die Bedarfsmeldungen erfolgt die Mittelanforderung von Stipendien- und Akquisemitteln für das Deutschlandstipendium. Da die Bedarfsmeldungen immer in einem Rhythmus von zwei Monaten abgegeben werden müssen, gibt es für zwei zusammengefasste Monate immer einen Abgabetermin. Daraus ergeben sich für einen Meldezyklus sechs abzugebende Bedarfsmeldungen. Wenn Sie auf einen Abgabetermin von zwei Monaten klicken, sehen Sie […]
Abzugebende Meldungen
In Ihrer Menüleiste finden Sie den Menüpunkt abzugebende Meldungen. Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle Meldungen, die Sie während eines Meldezyklus abgeben müssen. Die Mittelanforderung erfolgt über sechs Bedarfsmeldungen in zwei-monatigen Abfragen. Nach der Mittelanforderung wird durch die Jahresistausgabe die Gesamtanforderung an Stipendien- und Akquisemitteln bestätigt. Im Verwendungsnachweis ist abschließend die Korrektheit der Ausgabe […]